‘Heb jij ooit een overleg meegemaakt dat effectief was?’
Dat was de openingszin, toen ik een paar maanden geleden bij een autofabrikant was en wij langs de vergaderruimte liepen. Bij de deur hing een beeldscherm waarop je precies kon zien wie, wanneer en waarover er vergaderd werd. Als je binnen dit bedrijf een overleg wilde plannen, moest dit via deze drie vragen. Dit lijkt misschien bureaucratisch maar volgens de manager zorgde het voor een minimale vergadercultuur. Werknemers namen nu meer eigen verantwoordelijkheid en wisten elkaar beter te vinden op de werkvloer.
Een succesverhaal volgens sommigen.
Waarom vertel ik dit?
Op Facebook vroeg ik onlangs waarover je meer over zou willen weten als je denkt aan talent inzetten in moeilijke situaties. Van talent in relaties tot talent in concentratie, alles mocht! De uiteindelijke winnaar:
Hoe zorg ik dat met mijn talent een vergadering beter gaat?
Onderstaand de situatie:
‘De overleggen die ik mee maak worden vooral gebruikt om te klagen. Niemand heeft de agenda gelezen, de notulen zijn niet bekend of niemand luistert naar de voorzitter (de manager in ons geval). Na afloop vraag ik mij altijd af wat de afgelopen twee uur hebben opgeleverd. Er zijn tien mensen van hun werkplek weg geweest en er is niets gedaan om het werk beter te gaan doen. Iedereen heeft gezegd zijn best te gaan doen en daar blijft het bij.
Komt dit doordat de vergadering verplicht is?
Het geklaag vind ik zo frustrerend, vooral als je echt iets beter wilt doen. Toch weet ik dat het kan. Ik weet alleen niet hoe.’
Laten we beginnen met een compliment. Wat mag deze organisatie blij zijn met iemand die het (nog) beter wil doen! Jij kijkt naar wat er mogelijk is.
Aan de andere kant is het zonde dat vergaderen zo weinig oplevert (en verplicht is). Het kost je nu energie.
Welk talent zie je in bovenstaande voorbeeld?
Juist, een talent voor optimisme! Optimisme is terug te vinden in het patroon denken, een van de zes patronen waarin je talent herkent. Iemand met een talent voor optimisme blijft altijd kijken naar wat er mogelijk is en gaat op zoek naar alternatieven. De optimist wordt ook wel ‘het zonnetje in huis’ genoemd. Meer over deze zes patronen klik HIER.
Hoe kan iemand een talent voor optimisme inzetten tijdens een vergadering?
• Focus op het – officiële – doel van de vergadering. Hoe ziet een effectieve vergadering eruit? Wat heeft de vergadering nodig? Doe dit door de volgende drie vragen te beantwoorden:
1) Waarom is de vergadering belangrijk voor jou?
2) Waarom is de vergadering belangrijk voor je collega’s?
3) Waarom is de vergadering belangrijk voor de organisatie?
• Creëer meer optimisten door de betrokkenheid te vergroten. Wissel bijvoorbeeld iedere vergadering van voorzitter. Wanneer dit goed gaat, kies je voor elke vergadering een aansprekend thema of onderwerp die door het team wordt aangedragen. Met deze twee stappen is het begin gemaakt. Gaat dit al snel goed? Kijk dan eens naar de bouwstenen van zelfsturende teams, hierover later meer.
Help! Het werkt niet meer!
Dat zou best kunnen gebeuren. Waarom? Omdat soms oude patronen weer naar boven komen en de nieuwe verdwijnen. Er heeft dan niet een echte verandering in het team plaats gevonden. Wil je dit wel? Het geheim; consequent zijn.
Zorg dat bovenstaande twee tips echt onderdeel worden van iedere vergadering. Maak het bijvoorbeeld aantrekkelijk door te loten over de verschillende thema’s!
Krijg je te maken met weerstand in het team? Zorg dan eerst dat de pijn op tafel komt te liggen. Je kunt dit doen door een officieel klaagrondje in te stellen. Dat gaat als volgt: een minuut per persoon die klaagt, de groep stelt daarna drie open vragen. Je zult versteld staan wat dit al doet binnen een team.
Onthoud: Weerstand = Energie
Talent inzetten in de vergadering is niet anders dan weten waar jij goed in bent en daar meer van doen!
Wil jij ook meer weten over je talent inzetten tijdens vergaderingen? Op 4 september om 20.15 uur doe je gratis mee aan een live Webinar waarbij je alles kunt vragen over talentontwikkeling van jezelf en in teams.
Waarom je deel wilt nemen aan dit gratis Webinar:
- Het is LEUK!
- Comfortabel, leren vanachter je eigen laptop.
- Herken talent bij jezelf en bij anderen in zes patronen.
- Een knipoog naar zelfsturende teams.
- Krijg concrete handvatten om je talent meer in te zetten.
- Het is interactief; mogelijkheid vragen te stellen via de chat.
- Het is GRATIS!
Alvast je vraag inbrengen? Doe dit via remko@mooisteen.nl of bel!
Klik HIER om je aan te melden.
